Eine Veranstaltung ausrichten?

Eine Veranstaltung auf die Beine zu stellen bedeutet viel Arbeit. Was alles dahinter steckt, ein „Event“ als Veranstalter zu organisieren, ahnen die Besucher höchstens oberflächlich. Planung, Verhandlung, Marketing, Auf- und Abbau, während der Veranstaltung um die 20 Stunden täglich im Einsatz – und immer den Kostenblock im Nacken, den man mindestens wieder einspielen muss. Neben den vielen Stresspunkten, die eine Veranstaltung in sich birgt, gibt es auch noch eine ganze Reihe von Risiken. Glück im Unglück hat dann nur der, der sich gegen die finanziellen Folgen abgesichert hat. Wir können natürlich nicht dafür sorgen, dass Ihr Event zum Publikumsmagneten wird – die Möglichkeiten der Risikovorsorge können und möchten wir Ihnen hier aber gerne aufzeigen.

Wer ist Veranstalter?

Befassen wir uns zuvor noch kurz damit, wer überhaupt als Veranstalter gilt und daher besonders die Risiken absichern sollte. Ganz pauschal kann man sagen, dass jede Veranstaltung, die nicht nur einer geschlossene Gruppe zugänglich ist (z. B. Belegschaft einer Firma, Vereinsmitgliedern, etc.), mit sehr hoher Wahrscheinlichkeit nicht unter den Versicherungsschutz einer Betriebs- oder Vereinshaftpflicht fällt.

Beispiele für solche öffentlichen Veranstaltungen:

Kirchweih, Faschingsveranstaltungen, Sängerfest, Vorträge, Lehrveranstaltungen, Diaabend, „Tag der offenen Tür“, eigene Messen und Ausstellungen,Poetry Slams, Open Stage Nächte, etc.

Veranstalterhaftpflichtversicherung

„Wer vorsätzlich oder fahrlässig das Leben, den Körper, die Gesundheit, die Freiheit, das Eigentum oder ein sonstiges Recht eines anderen widerrechtlich verletzt, ist dem anderen zum Ersatz des daraus entstehenden Schadens verpflichtet.“ So steht es im § 823 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Das gilt natürlich auch, wenn eine Veranstaltung ausgerichtet wird.

Als Veranstalter haften Sie nicht nur für Schäden, die Sie persönlich anderen Personen (z. B. einem Besucher oder einem Anwohner) zufügen, sondern auch für die Schäden, die durch Ihre Helfer verursacht werden. Ihre Helfer sind als Ihre Erfüllungsgehilfen für Sie im Einsatz, daher obliegt Ihnen grundsätzlich auch die Haftung für deren Fehlverhalten. Da Sie unmöglich überall gleichzeitig anwesend sein können, um einen korrekten Ablauf zu beaufsichtigen bzw. zu gewährleisten, müssen Sie darauf vertrauen, dass Ihre Leute alles richtig machen. Die Veranstalterhaftpflicht ist daher ein unverzichtbares Muss für jeden Veranstalter, der bitterböse Überraschungen vermeiden möchte.

Was kann passieren? Hierzu zwei Schadenbeispiele (s. rechte Spalte).

Ein klassisches Beispiel für solche unberechtigten Ansprüche sind Schäden, die durch Besucher Ihrer Veranstaltung verursacht wurden. Oft besteht in solchen Fällen der einzige Bezug zwischen dem Schaden und Ihnen darin, dass der Schädiger zuvor auf Ihrem Event war. Sie trifft im Regelfall keinerlei Schuld, wenn danach etwa Hauswände beschmiert oder Autos demoliert wurden. Hier schützt Sie die „passive Rechtsschutzfunktion“ der Veranstalterhaftpflicht.

Gemietete Gegenstände

Für fast jede Veranstaltung müssen Dinge von Dritten angemietet oder geliehen werden: Festzelt, Bühne, Lichttechnik, PA, Heizpilze,... Die Miete für solche Dinge mag teilwei- se schon recht hoch ausfallen – der tatsächliche Neuwert beträgt noch ein Vielfaches mehr davon! Als Mieter der Dinge obliegt Ihnen eine besondere Sorgfaltspflicht dafür. Treten durch Ihre Schuld Schäden ein, müssen Sie für Reparatur oder Ersatz einstehen. Der Schuldbegriff begrenzt sich hier nicht auf ein aktives Handeln, sondern auch auf passives Verschulden, wie z. B. das Unterlassen eines Eventabbruchs bei Unwetter o. ä. Hier gibt es verschiedene Formen der Sachversicherung, wobei der Schwerpunkt am Markt bei der Elektronikversicherung für die Bühnentechnik liegt. Dieser umfangreiche Schutz bietet u. a. auch Deckung für Bedienungsfehler, einfachen Diebstahl, etc. Je nach Schaden kommt so eine Versicherung für Reparatur- oder Ersatzkosten auf.

Ausfallversicherungen

Jede Veranstaltung birgt Risiken in sich, die Sie nicht beeinflussen können. Manche dieser Risiken haben das Potential, Ihr Event zum finanziellen Super-GAU zu machen. Starker Regenfall kann dafür sorgen, dass kaum Besucher zu Ihrem Open Air kommen – oder die Künstler aus Sicherheitsgründen gar nicht erst auftreten sollten. Auch die Künstler selbst sind ein Risikofaktor. Krankheit oder Tod sind immer wieder Grund für den Ausfall von Konzerten. Als Veranstalter bleiben Sie dann natürlich auf Ihren Kosten sitzen.

Auch hier bietet die Versicherungswirtschaft Ihnen inzwischen gute Möglichkeiten der Absicherung. Wetterrisiko, Krankheit oder Tod eines Künstlers sind heute problemlos versicherbar. Damit haben Sie einen nicht zu unterschätzenden Stabilitätsbaustein für Ihre Veranstaltung. Die Kosten für diesen Versicherungsschutz können Sie natürlich als Teil der Gesamtkosten auch mit absichern.

Gruppenunfallversicherung für Ihr Team

Für jede Veranstaltung benötigt man Hilfskräfte. Stagehands, Leute für den Ausschank, Einlass, Aufpasser, etc. Nicht selten „bedient“ man sich hier im Bekanntenkreis oder Vereinen. In der Folge stellt die Aufgabe, für die man vorgesehen ist, nicht eben den gewohnten Regelfall dar. Da bleibt es nicht aus, dass etwas schief geht und es zu Unfällen kommt. Freiwillige Helfer ohne Bezahlung stehen nicht unter dem Schutz der gesetzlichen Unfallversicherung – umso schlimmer also, wenn ein Unfall dauerhafte Folgen hat. Um Ihr Team gegen den worst case abzusichern, kann eine Gruppenunfallversicherung helfen. Diese zahlt entsprechend des erlittenen Invaliditätsgrads eine einmalige KKapitalleistung. Dieses Geld kann helfen, das gewohnte Umfeld an die Behinderung anzupassen und es ist auch ein Stück weit als Entschädigung anzusehen - auch wenn Sie keine schuldhafte, sondern eher eine moralische Verpflichtung dazu haben.

Rechtsschutzversicherung

Auch auf rechtliche Auseinandersetzungen muss man sich als Veranstalter heute gefasst machen. Behörden, Anwohner, Urheberrecht, aus dem Ruder laufende Situationen,... Gründe, die den Weg zum Anwalt unumgänglich machen, gibt es mehr als genug. Egal ob in der Planungs- und Vorbereitungsphase, während der Veranstaltung oder als Nachbeben im Nachgang: Mit einer Veranstalter-Rechtsschutz-Versicherung sind Sie immer gut gewappnet!

Erst vorsorgen, dann veranstalten!

Gehen Sie bei Ihrer Veranstaltung kein Risiko ein, das Sie finanziell ruinieren kann. Natürlich bedarf es auch hier einer Kostenkalkulation, die am Ende einen Gewinn bedeutet – und durch einen zu hohen Eintrittspreis nicht die Besucher verschreckt. Sparen Sie aber bitte keinesfalls an der falschen Stelle! Welcher der hier vorgestellten Bausteine für Sie tatsächlich relevant sind, muss natürlich im Einzelfall geprüft werden. Auch, ob einzelne Versicherungen oder Kombi-Angebote für Ihren konkreten Fall zu empfehlen sind, müssen wir miteinander ausloten. Gemeinsam schaffen wir das, damit Ihre Veranstaltung nicht zur finanziellen Katastrophe wird.

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